一、总则

1、基本建设档案（以下简称基建档案）是指开云足球俱乐部在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等的文件材料总体。

2、基建档案的建档质量是衡量高等院校基本建设管理水平和工程项目建设质量的重要标志之一。

3、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保基建档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

4、基建档案管理工作是基本建设管理工作的重要组成部分，应纳入基本建设和规划、计划、管理制度和基建管理人员责任范围之中，做到基本建设工程项目一开始就与建立基建档案同步进行；工程项目建设过程中，要与基建档案材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与建立一整套合格的竣工图的验收同步进行。

5、基建档案由基建处部门立卷。立卷完成后移交给档案馆。

二、基建档案的形成积累

基建档案的形成积累是指：对在基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的基建文件材料进行管理的工作，必须贯彻集中统一管理的原则，遵循基建档案的自然形成规律，按照归档范围（见附件）进行积累。并做到以下几点：

1、基建档案的形成积累工作由基建处负责，随时检查并保证归档材料（包括同时形成的电子文件材料）齐全、完整、准确、系统。重点注意在基建项目建设过程中的变更材料的形成与积累，以及基建项目后期维修改造装修过程中形成的相关材料的形成与积累。

2、形成和积累的基建文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合基本建设管理及基本建设工程项目活动的成套性特点。

三、基建档案的归档

1、基建档案的归档范围参见附件《开云足球俱乐部基建档案归档范围和保管期限》。

2、归档要求：

（1）基建档案必须按时归档。基本建设项目竣工后两个月内归档。

（2）基建档案必须确保质量。其中纸质文字材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，字迹工整，图文清晰。归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

（3）建筑物建设完工后，后续维修、改造、装修形成的相关材料也必须按要求及时归档。

（4）归档的基建档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。

（5）归校档案馆的基建档案应由基建处审核后方能归档。

（6）归档时必须填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。

四、基建档案的整理

整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

整理工作的内容：

1、分类：根据归档文件的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别、工程项目等进行分类。

2、立卷：按工程项目组成保管单位。

3、编号：基建图纸折叠成4号图纸的规格，拆除文件上的金属物，在每份文件（包括图纸）右上角盖文件专用章并编制档号。

4、编目：使用档案管理系统，编制案卷级和文件级目录，并打印卷内文件目录。

5、装盒：将归档文件按档号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6、数字化：对归档文件进行扫描上传。

7、基建档案具体编号方案如下：

五、基建档案的鉴定与销毁

1、基建文件材料的鉴定与销毁

基建文件材料的鉴定是指：鉴定所积累的基建文件材料是否具有价值和具有怎样的保存价值，保存价值取决于两方面的因素：一是档案自身的特点和状况。例如档案的内容、来源、形成以及其他各种情况是决定保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。

基建文件材料的销毁是指：对通过鉴定确认不归档的基建文件材料要按《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁，基建文件材料的鉴定与销毁工作由各单位文件鉴定小组负责，不能随意自行销毁。文件鉴定小组成员由各单位分管档案工作领导、办公室主任和专兼职档案员组成。

2、基建档案的鉴定与销毁

基建档案的鉴定与销毁应根据《开云足球俱乐部基本建设档案归档范围和保管期限》，对档案进行鉴定，对已满保管期限的档案，按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁。基建档案的鉴定与销毁工作应由校档案馆及基建处鉴定联合小组负责，不能随意自行销毁。

六、基建档案的开发利用

档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：

1、基建档案的查阅：利用查阅基建档案应办理有关查阅手续，并填写《档案利用登记表》。

2、基建档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。

3、基建档案的编研与信息服务：根据馆藏档案信息，编制各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编及信息交流等。

附件：开云足球俱乐部基建档案归档范围和保管期限

注：以上材料如果有电子版应与纸质材料同步归档