一、总则

1、会计档案是学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2、会计档案实行集中统一管理及校院（系）分级管理的原则，由各单位财会工作人员具体负责管理本单位的财会文件材料，确保材料的完整、准确、系统和安全。

3、档案馆会同财务处制定全校会计档案的管理制度和办法，对各单位的会计档案管理工作进行指导和检查。

4、会计档案是学校档案的重要组成部分。学校财会部门（校财务处和各会计独立核算单位）应重视会计档案的管理，会计档案工作应纳入财会部门的工作计划和管理制度，纳入财会部门人员的岗位责任制，布置、检查、总结、验收财会工作的同时，也要布置、检查、总结、验收会计档案工作。

二、会计档案的归档

1、会计档案的归档范围为各财会部门形成的财务综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资名册及其他方面的财务会计文件材料，具体归档范围参加附件。

2、归档要求：

（1）会计档案必须按时归档。校财务处形成的财务档案，经整理、立卷、在财务处保管1年后，全部向档案馆移交，由档案馆集中管理。

（2）会计档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，书写材料优良，字迹工整，图文清晰。

（3）归档时需附上归档文件目录清单，并填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。

3、各会计独立核算单位形成的会计档案材料，经整理、立卷后，由各单位自行保管，按学校统一的管理制度和办法进行管理和提供利用。

三、会计档案的整理

整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

根据部门立卷的原则，每年形成的财会文件材料都应由各财会部门在会计年度终了后，按归档要求负责整理、装订、立卷成册、编制封面、填好卷内目录和页码。

整理工作的内容：

1、会计档案要分门别类按照时间顺序整理、组卷、编写页号，活页账应抽掉空白页（总账一面为一页，明细账两面为一页）。

2、会计报表、会计账簿应填写卷内目录，经办人、主管会计、单位领导均应在首页盖章。

3、会计凭证每本厚度以2厘米为宜，封面要用优质牛纸，装订要有封口，凭证背脊上方用号码字标明该凭证册的日期和凭单号，背脊下方统一贴上写有档号的标戳。

4、工资名册每本一股不超过200页。

5、会计档案具体编号方案如下：

四、会计档案的保管

1、各财会部门必须指定专门会计负责会计档案的管理，配置必要的档案柜橱，采取必要的档案保护措施，应制定会计档案管理制度、借阅利用制度、并设有效果登记本。

2、为便于保管和利用，各财会部门应编制本单位会计档案目录，目录一式两份，一份送至档案馆，一份留存本单位。

3、移交至档案馆的会计档案，由档案馆负责妥善保管。

五、会计档案的鉴定与销毁

1、财务档案保管期满需要销毁，各单位向档案馆提出销毁意见，由档案馆会同该单位的财务主管共同鉴定，不能随意自行销毁。

2、对确定销毁的会计档案必须编造销毁清册，并指定专人销毁和监销；鉴定时，对未了结的债权、债务、房地产原始凭证和涉外凭证，应抽出重新单独立卷，保管到债权、债务结清时为止。

3、涉外凭证应永久保存。

六、会计档案的开发利用

档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：

1、会计档案的查阅：利用查阅会计档案应办理有关查阅手续，并填写《档案利用登记表》。

2、会计档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。

附件：南京大学会计档案归档范围和保管期限

注：以上材料如果有电子版应与纸质材料同步归档