一、总则

1、科学技术研究档案（以下简称科研档案）是高等院校在科学技术研究管理和实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体等文件材料的总称。

2、科研档案的建档质量是衡量高等院校科学研究管理水平和研究质量的重要标志之一。

3、科研档案必须实行集中统一管理及校院（系）分级管理的原则，各单位由科研秘书具体负责管理本单位形成的科技文件材料，确保材料的完整、准确、系统和安全。

4、科研档案管理工作是科学研究管理的重要组成部分，应纳入实际科研管理工作中，与科研管理工作同步进行，做到布置、检查、总结、验收科研工作的同时，做好科研档案的布置、检查、总结、验收工作。

二、科研档案的形成积累

形成积累工作必须贯彻集中统一管理科研档案的原则，遵循科研档案的自然形成规律，按照归档范围（见附件）定向定内容进行积累，即谁形成材料，谁就负责材料的积累工作。所积累的科研文件材料应按照各个研究阶段所形成的材料，分别装入积累袋进行预立卷，按时间先后顺序排列，并做到以下几点：

1、各单位在科学研究管理及科学研究实践活动中形成的科研文件材料（包括同时形成的电子文件材料），必须保证其齐全、完整、准确、系统。

2、形成和积累的科研文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点。

三、科研档案的归档

1、科研档案的归档范围参见附件《南京大学科研档案归档范围和保管期限》。

2、归档要求：

（1）科研档案必须按时归档。应归校档案馆的科研档案按年度归档；应归各单位的科研档案在科研成果鉴定后两个月后归档。

（2）科研档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，字迹工整，图文清晰。归档的科研档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。

（3）归校档案馆的科研档案应由各科研主管单位审核后方能归档。

（4）归档时必须填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。

（5）对于有保密性质的国家项目，在确定密级后，移交给校档案馆归档。校档案馆必须由专人专柜管理。

四、科研档案的整理

整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

整理工作的内容：

1、分类：根据归档文件的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别等进行分类。

2、立卷：按归档文件的来源单位组成保管单位，按年度立卷。

3、编号：拆除文件上的金属物，在每份文件右上角盖文件专用章并编制档号。

4、编目：使用档案管理系统，编制案卷级和文件级目录，并打印卷内文件目录。

5、装盒：将归档文件按档号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6、数字化：对归档文件进行扫描上传。

7、科研档案具体编号方案如下：

五、科研档案的鉴定与销毁

1、科研文件材料的鉴定与销毁

科研文件材料的鉴定是指：鉴定所积累的科研文件材料是否具有价值和具有怎样的保存价值，保存价值取决于两方面的因素：一是档案自身的特点和状况。例如档案的内容、来源、形成以及其他各种情况是决定保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。

科研文件材料的销毁是指：对通过鉴定确认不归档的科研文件材料要按《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁，科研文件材料的鉴定与销毁工作由各单位文件鉴定小组负责，不能随意自行销毁。文件鉴定小组成员由各单位分管档案工作领导、办公室主任和专兼职档案员组成。

2、科研档案的鉴定与销毁

科研档案的鉴定与销毁应根据《南京大学科研档案归档范围和保管期限》，对档案进行鉴定，对已满保管期限的档案，按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁。科研档案的鉴定与销毁工作由校档案馆及科研主管单位联合鉴定小组负责，不能随意自行销毁。

六、科研档案的开发利用

档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：

1、科研档案的查阅：利用查阅科研档案应办理有关查阅手续，并填写《档案利用登记表》。

2、科研档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。

3、科研档案的编研与信息服务：根据馆藏档案信息，编制各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编及信息交流等。

附件：

南京大学科研档案归档范围和保管期限

注：以上材料如果有电子版应与纸质材料同步归档