第一章 总则

第一条 为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进学校治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》，制定本办法。

第二条 从事学校档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本办法。

学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。学校应当加强档案工作，把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，将档案工作发展经费纳入学校预算。

第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于利用。

第五条 学校鼓励和支持档案科学研究，加强档案宣传教育，对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，按照有关规定给予表彰、奖励。

第二章 档案机构及其职责

第六条 学校档案工作由学校党委书记领导。档案馆（系处级建制）既是学校档案工作的职能管理部门，又是负责永久保存和提供利用学校档案的文化事业机构，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第七条 档案馆的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子档案归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条 档案馆工作经费，应单独立项，列入学校预算。经费预算项目应根据工作需要确定，除日常工作经费外，适时设立专项经费。

第九条 学校成立由学校党委书记为主任委员、分管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。

第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。

专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

专职档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。

第十一条 学校各部、处、院、系、所单位的档案工作，由一名负责人分管，并纳入单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。专职或兼职档案员应保持相对稳定。

第十二条 各单位可根据需要设立档案分室。档案分室是档案馆的分支机构，日常工作由设立单位负责管理，业务上接受档案馆的指导、监督和检查。档案分室应当按年度向档案馆移交其保管档案的目录。

第三章 档案的管理

第十三条 学校应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。

第十四条 学校档案一般分为以下几类：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类。学校参照国家档案局的相关规定，根据实际情况确定归档范围和保管期限。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体形式。

第十五条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。应当归档的材料，各单位按照规定定期向档案馆移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十六条 档案馆除按照规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买等方式收集档案。

第十七条 档案馆应当建立科学的管理制度，对馆藏档案进行科学的整理、分类、编号、著录、数字化、排列上架、编制检索工具等，以便于利用。

第十八条 档案馆应按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第十九条 档案馆应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。

第二十条 涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关规定办理。

第二十一条 禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。档案馆对保管期限已满的档案，应成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，登记造册报学校党委书记批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 档案馆委托档案整理、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。

受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

第二十三条 档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第二十四条 档案馆应当建立健全各类档案管理台账，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十五条 档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。

单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。

第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校党委书记审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校党委书记或学校保密工作部门批准。

第二十七条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

加盖档案馆利用专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十八条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。

第二十九条 向档案馆移交、捐献档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。

第三十条 公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第三十一条 档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

第三十二条 学校鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第五章 档案信息化建设

第三十三条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案馆应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第三十四条 学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十五条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十六条 学校鼓励和支持档案馆推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十七条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第三十八条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件应当建设数字档案馆。

第三十九条 学校数字档案馆建设，应当符合国家信息化建设相关要求和档案行政管理部门制定的相关规定和标准。

数字档案馆建设应当适应统一管理、安全保管、信息共享、文化宣传等工作要求，合理配置所需硬件，科学设计管理软件，规范建设档案信息数据库，适应信息社会可持续发展的需要。

数字档案馆建设应当包括学校电子档案管理中心建设、各类档案应用系统建设、电子档案资源库建设和档案信息安全系统建设等基本内容，建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。

第六章 监督检查

第四十条 档案馆应当配合档案主管部门做好各项检查：

（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；

（三）档案工作人员管理情况；

（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；

（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；

（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。

第四十一条 档案馆发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。

第四十二条 任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。

第七章 奖励与处罚

第四十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十四条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任：

（一）丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第八章 附则

第四十五条 本办法自颁布之日起施行。