1

院系各行政工作正式发文、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、会议讨论通过的决议、主要规章制度及其它重要材料。（此项包括各个工作岗位形成的重要文书档案，如：人事、外事、财务、基建、资产设备、工会、图书资料等）。

会议记录、纪要、会议讨论通过的决议永久，其他定期30年

2

院系党委正式发文、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、会议讨论通过的决议、党委工作规章制度、换届选举材料、党建工作材料（简报、汇编、出版物等）、党代会材料及其他重要材料。

会议记录、纪要、会议讨论通过的决议永久，其他定期30年

3

本、硕、博毕业生合影（含纸质版和电子版）。

定期30年

4

学科（专业）发展及重点学科（专业）建设工作形成的文件材料。

定期30年

5

院庆、系庆、校友返校等重大活动形成的文件材料（活动筹备工作计划方案；出版物；各级领导和知名校友的讲话、题词；有关活动的请示、计划、日程与总结；邀请来宾名单、请柬、签到簿、贺信、贺电；含照片和音视频材料）。

定期30年

6

承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料。

定期30年

7

反映本单位工作、活动的材料（包括各类工作简报、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、院刊、年鉴等编研材料）。

定期30年

8

定期30年

9

院系交流活动中收到的各类礼品、纪念品等实物需交由南大办统一归至档案馆。

10

以上材料相应的电子文件。

11

其它需要归档的材料。